BIBLIOTHÉCAIRE

SOMMAIRE DU POSTE

Personne qui est responsable des activités courantes d’une bibliothèque selon les besoins de l’établissement. Elle analyse les besoins du milieu. Elle s’assure de la qualité et du bon fonctionnement des services offerts.

Elle recommande l’achat de documents écrits et audiovisuels ainsi que des ressources imprimées ou électroniques.

Elle exerce un rôle conseil et de soutien auprès des usagers et du personnel et les assiste dans leurs recherches. Elle peut participer ou offrir différentes activités de formation sur les services offerts.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

La Direction des communications gère près de 25 000 photos, des centaines de vidéos et autant de fichiers audios, de même qu’un intranet comprenant une importante bibliothèque de documents.

Dans le cadre de ses fonctions, le ou la bibliothécaire est responsable de mettre en place et de maintenir le Système de gestion des médias numériques (SGMN) géré par la direction. Il ou elle joue également un rôle clé dans l’organisation, la mise à jour et l’accès aux documents diffusés dans l’intranet, également sous la gouverne de l’équipe des communications. Le ou la titulaire contribue à faciliter le repérage et la consultation de l’information, à soutenir le partage de documents et participe activement à l’amélioration continue de l’environnement de travail des employés de l’organisation. Il ou elle veille à ce que les médias numériques et les documents soient organisés, accessibles, conformes aux politiques internes ainsi qu’aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

Gestion quotidienne de l’information (documents et médias numériques)

• Assurer la gestion des contenus du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet (structure, indexation, contrôle de qualité);
• Assurer la classification, la catégorisation, l’archivage et l’élagage des collections du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet, conformément aux règles et aux normes en matière de gestion de l’information;
• Veiller à ce que toutes les collections respectent ces règles et normes;
• Effectuer une veille périodique des collections pour s’assurer qu’elles répondent à toutes les exigences légales et organisationnelles;
• Soutenir l’équipe des communications, les super utilisateurs et les contributeurs dans la compréhension des métadonnées, de la taxonomie et des principes de l’architecture de l’information;
• Veiller à l’amélioration constante de l’expérience utilisateur du SGMN et de l’intranet par la navigation, la recherche et l’utilisation de métadonnées;
• Soutenir l’équipe des communications dans l’utilisation du SGMN;
• Assurer la formation des super utilisateurs et des contributeurs de l’intranet;
• Développer des outils en vue de soutenir et optimiser l’expérience utilisateur du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet;
• Effectuer la compilation de diverses statistiques et produire des tableaux de bords en fonction des indicateurs de performance afin de mesurer l’efficacité des outils de gestion de l’information;
• Collaborer à la rédaction de politiques, guides ou des procédures;
• Collaborer avec les gestionnaires d’autres outils de gestion de contenu (ex. : système de gestion des documents organisationnels, site web, etc.) afin de garantir l’efficacité et l’optimisation des processus;

Gouvernance en matière de gestion de documents

• Participer à l’élaboration des règles de gestion, de conservation et d’archivage des documents du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet;
• Concevoir et gérer la création et la mise en œuvre du plan de classification et du calendrier de conservation du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet;
• Appliquer les normes et réglementations liés à la gestion de documents (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, droits d’auteur, confidentialité, etc.);
• Participer aux comités ou groupes de travail sur la gouvernance du SGMN et de la bibliothèque de documents de l’intranet;
• Maintenir ses connaissances jour – veille informationnelle sur l’évolution et bonnes pratiques en matière de gouvernance et d’opérations en lien avec la gestion documentaire;
• Collaborer avec les gestionnaires d’autres outils de gestion de contenu (ex. : système de gestion des documents organisationnels, site web, etc.) afin de garantir la continuité des processus.