Coordonnateur et contrôleur de projet, plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises

Le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) est un organisme qui regroupe les établissements universitaires québécois. Il est un forum d’échanges et de concertation, un service d’étude et de recherche pour les administrateurs universitaires, un coordonnateur et un gestionnaire de services ainsi qu’un lieu de ressourcement et de réflexion pour ses membres. Le BCI joue un rôle essentiel dans l’optimisation des ressources que le Québec investit dans l’enseignement et la recherche de niveau universitaire.

Le BCI est à la recherche d’un candidat compétent et dynamique pour agir à titre de coordonnateur et contrôleur de projet au sein du projet de plateforme partagée de services de bibliothèques (PPS). Le mandat rattaché à ce poste consiste principalement à soutenir les bibliothèques universitaires québécoises dans la sélection et l’implantation d’une PPS de nouvelle génération en remplacement des dix systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) actuels.

Sommaire de la fonction

Le coordonnateur et contrôleur de projet supportera activement le chargé de projet dans ses tâches générales de façon à satisfaire les exigences relatives à la qualité, au coût et à l’échéancier du projet. À ce titre, il assurera la coordination entre les différentes instances et les fournisseurs concernés pour l’ensemble des activités liées au projet. Le titulaire du poste participera à toutes les activités visant à implanter la solution retenue dans chacune des universités du Québec. Il sera ainsi appelé à composer avec plusieurs parties prenantes, présentant de nombreux enjeux de différentes natures, ce qui nécessitera un bon nombre d’arrimages et impliquera des impacts importants sur les établissements concernés et sur les utilisateurs finaux.  Le coordonnateur et contrôleur de projet travaillera au sein de l’équipe de projet constituée principalement d’un chargé de projet, d’un gestionnaire de produit et d’un analyste d’affaires et de processus.

Tâches et responsabilités principales

Relevant du chargé de projet PPS, le titulaire de ce poste sera responsable de :

• soutenir la planification, la coordination et le contrôle des principales activités relatives à la préparation et à l’implantation de la solution retenue;
• participer activement à la création, au maintien et à la mise à jour du plan de projet;
• travailler en étroite collaboration et agir directement avec les intervenants concernés pour mettre en œuvre le plan de projet; vérifier l’exécution des travaux préalables à l’implantation de la solution retenue ainsi que la finalisation des livrables des intervenants étape par étape;
• développer et mettre en œuvre le système de suivi et d’évaluation du projet en fonction des besoins et des attentes des parties prenantes;
• définir les indicateurs, établir les processus et les outils de cueillette de données, s’assurer de leur uniformité; analyser et valider les données;
• prévoir les risques importants liés notamment aux ressources ou au budget, qui pourraient avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs ou sur la réussite globale du projet; les communiquer au chargé de projet;
• consigner les écarts, s’entendre avec les intervenants sur les mesures à prendre pour atteindre les objectifs et surveiller la mise en œuvre des correctifs nécessaires;
• compiler les demandes de modifications en cours d’implantation;
• effectuer des analyses de coûts et soumettre des recommandations au chargé de projet;
• fournir les données pour la reddition de comptes afin de préparer les rapports de gestion nécessaires;
• contribuer à l’élaboration de documents administratifs, dont des rapports, des compilations de données, des ordres du jour, des procès-verbaux, des bordereaux, des factures et de la correspondance;
• tenir à jour et classer adéquatement la documentation produite, y compris les différents registres de livrables et les approbations nécessaires;
• accomplir toute autre tâche connexe requise.

Exigences

Titulaire d’un diplôme universitaire dans un domaine approprié, le BCI recherche un candidat qui se démarque par les qualités et habiletés suivantes :

• cinq (5) années d’expérience pertinente reliée à la gestion de projet;
• expérience approfondie d’organisation et d’animation d’ateliers;
• connaissance avancée de la suite Ms Office et de Visio et connaissance de Ms Project;
• connaissance avancée d’outils modernes de collaboration en ligne et d’outils de gestion de projet en mode infonuagique;
• excellente capacité de rédaction;
• bonne compréhension des enjeux et des problématiques associés à des projets technologiques dans les environnements modernes;
• bilinguisme oral et écrit, en français et en anglais (peut être appelé à faire aussi de la traduction);
• excellente capacité à rallier les intervenants et joueur d’équipe;
• sens politique, approche stratégique, pensée critique et analytique;
• gestion du stress et gestion des priorités;
• excellentes habiletés en communications interpersonnelles;
• autonomie et polyvalence.

Atouts

• Maîtrise en bibliothéconomie;
• connaissance des systèmes, des processus d’affaires dans les bibliothèques universitaires et des besoins de leurs usagers;
• connaissance du milieu universitaire;
• expérience avec un ou plusieurs des principaux fournisseurs de solutions.

Durée du mandat 

La durée initiale du mandat est de deux ans (24 mois), avec possibilité de prolongation.

Conditions d’emploi

Le salaire est déterminé en fonction de la scolarité et de l’expérience.

Les services du candidat pourraient aussi faire l’objet d’une entente de prêt de service entre le BCI et son employeur actuel, ce dernier pouvant être compensé en conséquence s’il s’agit d’une université québécoise.

Le poste est localisé à Montréal. Toutefois, le titulaire du poste peut-être appelé à se déplacer à travers le Québec ou en dehors du Québec en fonction des phases et des besoins du projet.

Faites parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae

à l’attention de madame Élaine Bissonnette (rh@bci-qc.ca)

au plus tard le lundi 10 novembre 2017, 23h30

Seules les personnes retenues lors de la présélection seront invitées, par téléphone, à se présenter à une entrevue. Aucun accusé de réception ne sera envoyé aux personnes qui posent leur candidature.

Note :   Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte