Archiviste

University of Alberta - Campus Saint-Jean Publiée le 10 novembre 2016

Please note that as Faculté Saint-Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

FRANÇAIS – FRENCH

Cette compétition est ré-affichée, les personnes ayant déjà postulé n’ont pas à postuler à nouveau.

Ce poste, d’une durée d’un ans avec possibilité de renouvellement, offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d’avantages sociaux que vous pouvez consulter à l’adresse suivante : www.hrs.ualberta.ca.

Sous la supervision directe du directeur de l’Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest, et en entretenant une relation administrative fonctionnelle avec le doyen adjoint, Opérations et soutien corporatif, le ou la titulaire de ce poste sera responsable de la direction de la gestion quotidienne et de l’élaboration des projets des Archives Saint-Jean.

L’Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest est un organisme qui réunit des professeurs du Campus Saint-Jean et des organismes communautaires ayant un intérêt pour les archives des collectivités francophones de l’Ouest canadien qui sont conservées au Campus Saint-Jean, ainsi que pour la recherche sur le patrimoine de façon générale. Ce fonds renferme des documents tirés des archives des Pères Oblats, des archives léguées au Campus Saint-Jean par certaines familles, des enregistrements d’entrevues avec des membres des collectivités francophones de l’Alberta, des enregistrements de chansons populaires, ainsi qu’une collection remarquable de journaux francophones remontant au début du siècle. Les archives créées par le Campus Saint-Jean et reçues par l’intermédiaire de l’Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest canadien, dans le cadre de ses activités et fonctions, constituent une ressource vitale pour les chercheurs, les enseignants et les collectivités qui s’intéressent au patrimoine français de l’Ouest canadien. L’utilisation optimale de cette ressource repose sur la fiabilité, l’authenticité, l’intégrité, l’identification, l’extraction et la préservation.

RESPONSABILITÉS

De concert avec le Conseil de l’Institut et les équipes muséales de l’Université de l’Alberta, et en conformité avec le cadre stratégique de l’Université de l’Alberta (UAPPOL), ainsi qu’avec sa politique muséale, effectuer des recherches, puis rédiger et recommander des documents de politique et de planification visant à orienter les opérations à court et à long terme liées aux archives et au musée de l’Institut.

Assumer la responsabilité de l’administration de l’ensemble des archives, des références et des collections de recherche
Responsable de l’acquisition, l’identification et le catalogage de tous les documents archivistiques ou artefacts, y compris, mais non de façon limitative, les archives des Pères Oblats, les archives léguées au Campus Saint-Jean par certaines familles, des enregistrements d’entrevues avec des membres des collectivités francophones de l’Alberta, des enregistrements de chansons populaires, ainsi qu’une collection de journaux francophones remontant au début du siècle, entre autres choses, y compris tous les prêts
Administrer la documentation de recherche, de référence et d’archivage, ce qui comprend les soins adéquats et l’entretien des collections permanentes de l’Institut
Administrer le musée de l’Institut, y compris les décisions concernant les expositions, la sécurité et la conservation
Évaluer et/ou élaborer des programmes de gestion adaptés au caractère social et culturel distinctif de l’établissement
Assumer la responsabilité de la gestion de la sécurité du musée et des collections de façon générale
Conjointement avec le directeur, élaborer et communiquer des politiques pertinentes en matière de procédures relatives aux collections; conseiller les membres du service et le public au sujet des législations et réglementations fédérales et provinciales
Évaluer les documents archivistiques avec l’aide de donateurs, de créateurs et d’utilisateurs; cette étape permet de reconnaître les documents qui ont une valeur historique et de préparer leur transfert aux archives
Évaluer les dossiers à la fin de leur délai de conservation
Évaluer les dons faits aux collections de l’établissement; s’occuper de la question des reçus officiels de dons au nom de l’Institut et de l’Université
Organiser l’élimination des dossiers sans valeur archivistique et ajouter aux archives tous les dossiers dont il a été établi qu’ils présentent une valeur archivistique
Agir à titre de personne-ressource principale de l’Université aux fins de l’évaluation de tous les dons, ainsi que pour l’évaluation des dons importants
Agir à titre de personne-ressource pour la faculté, les chargés de cours et les adjoints d’enseignement diplômés en ce qui concerne la documentation didactique sur les collections, en fournissant une rétroaction et des avis sur la pertinence des documents pour répondre aux besoins des divers cours sur le plan pédagogique
Organiser et administrer tous les prêts entre services et entre établissements, y compris ceux qui sont assujettis à la réglementation fédérale sur les biens culturels
Élaborer et maintenir un système interne de gestion de la collecte de données
Prendre des décisions concernant les prêts dans les cas où une analyse destructive est demandée
Tenir à jour les documents archivistiques de l’établissement
Administrer le système de sécurité et la protection des renseignements confidentiels du musée
Diriger la conception et l’installation des expositions permanentes didactiques et éducatives, en collaboration avec le directeur, la faculté, les musées de l’Université de l’Alberta et les entrepreneurs
Rechercher des entrepreneurs
Rechercher du financement à l’interne et à l’extérieur aux fins de l’installation des expositions permanentes du musée
Collaborer avec l’équipe muséale de l’Université de l’Alberta, s’assurer que les archives et les installations connexes sont gérées et entretenues afin de prévoir un milieu attirant et sécuritaire pour les visiteurs, ainsi que des installations qui intègrent des normes muséales adéquates aux fins des expositions et des programmes applicables à divers objets muséaux (œuvres d’art, artefacts et spécimens).
Agir comme premier point de liaison avec l’équipe chargée des installations du Campus Saint-Jean et les entrepreneurs responsables de la sécurité et du nettoyage relativement aux questions, préoccupations ou initiatives nouvelles ou courantes
Préparer des rapports et des recommandations au fur et à mesure des besoins découlant des questions liées à la gestion des installations
Veiller à l’actualisation des connaissances en matière de procédures d’urgence dans le cadre d’une participation à l’équipe d’intervention d’urgence
Veiller à ce que les politiques et les procédures approuvées soient mises en œuvre aux fins de la gestion quotidienne et d’autres activités prévues
Traitement pour archivage et préservation archivistique
Traiter et décrire les documents sélectionnés à des fins d’accès et d’extraction faciles
Restaurer des documents et décrire leur contenu tout en élaborant des outils de recherche, afin qu’ils puissent être aisément consultés
Veiller à la protection des manuscrits et des artefacts contre tout ce qui peut porter atteinte à leur intégrité, qu’il s’agisse de dommages attribuables à des causes naturelles (feu, eau, microorganismes, et ainsi de suite) ou d’actes malicieux, afin d’assurer leur préservation à long terme
Préserver les documents et appliquer des techniques de conservation dans le cas de ceux qui sont endommagés ou en état de détérioration
Fournir des conseils professionnels en matière de gestion et de préservation de médias spécialisés tels que les fichiers électroniques
S’il y a lieu, donner des conseils à des organisations en matière de gestion de documents
Administrer le programme de sensibilisation du public de l’Institut et assurer la liaison avec la communauté universitaire (c’est-à-dire les musées de l’Université de l’Alberta), ainsi qu’avec le grand public, à des fins d’information et d’identification.
Élaborer et organiser des programmes de sensibilisation de grande envergure
Prendre les dispositions nécessaires à l’accès aux visites guidées du musée
Créer du matériel publicitaire pour le musée et les collections de l’Institut
Fournir un soutien technique général au directeur, à la faculté et au personnel
Prendre les dispositions nécessaires à l’accès au matériel et à la consultation intellectuelle du contenu des documents
Publiciser l’existence des archives, donner de l’information à leur sujet, publier les renseignements les plus intéressants, reproduire et diffuser les plus fragiles d’entre eux ou les plus demandés, et ainsi de suite
Aider les chercheurs et les étudiants dans leurs recherches portant sur divers sujets
Sensibiliser le public à l’importance culturelle des archives dans le cadre d’activités de relations externes

QUALIFICATIONS

Diplôme d’études supérieures en études archivistiques, en bibliothéconomie ou en science de l’information, le grade minimal étant celui de maîtrise-ès-sciences appliquées
Des études supérieures s’avèrent nécessaires pour évaluer et classer des documents, des manuscrits et des artefacts, gérer des collections et fournir des conseils éclairés ou encore le type, la provenance et la classification de documents, de manuscrits et d’artefacts aux chercheurs, aux étudiants et au public
Formation officielle en gestion de collections, assortie de deux ou trois ans d’expérience, de préférence en matière de recherche de collections, et connaissance des critères applicables au catalogage et au maintien de collections historiques
Compréhension approfondie des exigences des programmes de premier cycle en histoire, afin de collaborer à l’élaboration des exercices de laboratoire des étudiants et du contenu des cours
Preuves de la planification et de la réalisation d’expositions
Preuves de compétences et d’expérience en matière de gestion de projet et de planification
Capacité d’interagir de façon efficace avec le personnel de tous les niveaux, sur le campus et hors campus, ainsi qu’avec les étudiants et les bénévoles à l’interne, le grand public, les professionnels concernés des musées et galeries et les fournisseurs externes
Focalisation sur la fonction publique et expérience connexe
Connaissance générale et actuelle des normes muséales liées aux soins, à la manipulation et à l’exposition d’objets d’art ou muséaux
Compétences en matière de recherche créative, d’expositions, d’élaboration de projets et d’évaluation
Techniques de présentation orale et écrite
Techniques d’encadrement en ce qui concerne les employés rémunérés et les bénévoles
Compétences en gestion de l’information, ce qui comprend l’utilisation de systèmes de gestion de collections, du traitement de texte, de tableurs et de la applications Google
Capacités physiques, connaissances et compétences nécessaires pour installer des expositions muséales/artistiques
Les compétences de base sont les suivantes : l’automotivation, le raisonnement analytique, la pensée conceptuelle, la souplesse, l’influence, la sensibilisation organisationnelle, le sens de la planification et de l’initiative, la confiance en soi, l’autoperfectionnement, l’empressement, le leadership d’équipe et le sens du travail en équipe
Compétence confirmée quant à l’utilisation de systèmes de bases de données et de logiciels tableurs (ACCESS, MIMSY XG et EXCEL), de traitement de texte et de graphiques (Corel ou Photoshop)

ENGLISH – ANGLAIS

This competition is being reposted, previous applicants need not reapply.

This position has a term length of 1 year, with the possibility of extension, and offers a language premium and a comprehensive benefits package which can be viewed at: www.hrs.ualberta.ca.

Under the direct supervision of the Director of the Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest, with a functional administrative relationship with the Assistant Dean, Operations and Corporate Support, the Archivist will be responsible for leading the daily management and development projects of the Saint-Jean Archives.

The Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest is an organization reuniting professors at Campus Saint-Jean and community organizations interested in the archives of the Western Canadian Francophone communities maintained at Campus Saint -Jean and research on heritage in general. This fund contains documents from the archives of the Oblates Fathers, archives bequeathed to Campus Saint-Jean by some families, recorded interviews with members of Alberta’s Francophone communities, recordings of popular songs, and a remarkable collection of French newspapers from the beginning of the century. The archives created and received by Campus Saint-Jean through the Institut du Patrimoine de la francophonie de l’Ouest, in the course of its activities and functions, are a vital resource for researchers, teachers and communities interested in the French heritage of the Canadian West. The optimal use of this resource is based on reliability, authenticity, integrity, identification, retrieval and preservation.

Duties

Working with the Institute Council, the U of A Museums Teams, and within the policy framework of the University of Alberta (UAPPOL) and the University of Alberta Museums Policy, researches, writes and recommends policy and planning documents that guide the short- and long-term operations of the Institute’s archives and museum.

Responsible for the administration of all archives, references, and research collections
Responsible for the acquisition, identification and cataloguing of all archival documents or artefact, including but not restricted to the archives of the Oblates Fathers, archives bequeathed to Campus Saint-Jean by some families, recorded interviews with members of Alberta’s Francophone communities, recordings of popular songs, a collection of French newspapers from the beginning of the century, and more including all loans
Administers research, reference and repository materials including proper care and maintenance of the institute’s permanent collections
Administers the Institute’s museum, including decisions on display, security, conservation and maintenance
Assesses and/or develops management programs specific to the social and cultural distinctiveness of the institution
Responsible for managing the security of the museum and the collections in general
Jointly, with the Director, develops and disseminates appropriate policies on collection procedures, advising departmental members and the public on relevant federal and provincial legislation and regulations
Evaluates archival documents with the help of donors, creators and users; this step allows the identification documents of historical value and to prepare for the transfer to the archives
Evaluates the records at the end of their retention period
Evaluates donations to the institutional collections; arranges for the issue of donation receipts on behalf of the Institute and University
Organizes disposal of records without archival value and add to the archives all records that have been determined to have archival value
Functions as the University’s first contact for assessment of all donations, acting as a resource for the evaluation of large donations
Acts as a resource to the faculty, course lecturers and graduate teaching assistants with regard to their teaching collection materials, providing feedback/insight on appropriateness of documents to meet the pedagogic needs of the courses
Arranges and administers all inter departmental and inter institutional loans, including those subject to federal Cultural Property regulations
Develops and maintains an internal data collection management system
Makes decisions with regard to loans where destructive analysis is requested
Maintains the institute’s archival documents
Administers the Museum’s security system and privacy
Leads the conception, design, and installation of permanent teaching and educational displays and museum exhibits, in collaboration with the Director, faculty, University of Alberta Museums and contractors
Seeks contractors
Seeks internal and external funding for installation of permanent museum exhibits
Working with the University of Alberta Museums Team, ensures archives and associated facilities are managed and maintained to ensure a safe and engaging environment for visitors, and facilities that incorporate appropriate museum standards for exhibitions and programs of diverse museum objects (art, artifacts, and specimens)
Acts as the first point of contact with CSJ’s facilities’ team, security and cleaning contractors related to new/ongoing issues, concerns, initiatives
Prepares reports/recommendations as required arising from facility management issues
Ensures up-to-date knowledge on emergency procedures through participation on Emergency Response Team
Ensures approved policies and procedures are implemented for daily management and other planned activities
Responsible for Archival Processing and Preservation
Treats and describes the documents selected for easy access and retrieval
Restores the documents and describes its contents while developing research tools so that they can easily be consulted
Ensures the protection of manuscripts and artifacts from anything that could jeopardize their integrity, whether damage due to natural causes (fire, water damage, microorganisms, etc.) or malicious acts; ensures their long-term preservation
Preserves documents and applies conservation techniques for damaged documents or those in deteriorating condition
Provides professional advice on the management and preservation of specialized media, such as electronic files
If necessary, offers organizations advice for the management of documents
Administers the Institute’s outreach program and is responsible for liaison with the University community (i.e. University of Alberta Museums) as well as the general public for information and identifications
Develops and organizes major outreach programs
Arranges access for guided tours of the museum
Creates promotional material for the Institute’s museum and collections
Provides general technical support for the Director, faculty and staff
Organizes access to material and intellectual consultation of document contents
Publicizes the existence of the archives, provides information about them, publishes the most interesting information, reproduces and disseminates the most fragile or most requested, etc.
Assists researchers and students in their research on a variety of topics
Raises public awareness about the cultural importance of the archives through outreach activities

Qualifications

Minimum of a Graduate degree in archival studies, librarianship or information science
Post Graduate work is required in order to evaluate and classify documents, manuscripts and artefacts, manage collections and provide expert advice or the type, origin and classification of documents, manuscripts and artefacts to researchers, students and public
Formal training in collections management accompanied by 2 to 3 years of experience, preferably with research collections and knowledge of the criteria for cataloguing and maintaining history collections
Thorough understanding of history undergraduate program requirements to provide input into the development of student laboratory exercises and course content
Demonstrated experience in exhibition planning and execution
Project management and planning skills and experience
Ability to interact effectively with all levels of on- and off-campus personnel, students and volunteers internally, general public, related museum/gallery professionals and suppliers externally
Public service focus and experience
Overall and current knowledge of museum standards relating to care, handling, and exhibition of museum/art objects
Creative research, exhibition, project development and evaluation skills
Written and verbal presentation skills
Supervisory skills relating to paid staff and volunteers
Information management skills including use of collections management systems, Microsoft Office (Word, Excel, etc.), Google Apps
Physical ability, knowledge and skills required to install museum/art exhibitions
Core competencies include: achievement orientation, analytical thinking, conceptual thinking, flexibility, impact and influence, organizational awareness, planning and initiative, self-confidence, self-development, sense of urgency, team leadership and team cooperation
Demonstrated competence with database systems (Access, MIMSY XG, etc.) and graphics software (Corel or Photoshop)

How to Apply

Email rh.csj@ualberta.ca

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

The University of Alberta hires on the basis of merit. We are committed to the principle of equity in employment. We welcome diversity and encourage applications from all qualified women and men, including persons with disabilities, members of visible minorities, and Aboriginal persons.