Le règlement de régie interne

Le règlement de régie interne

Loi constituant la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec (1969, c. 105, par. c à h de l'article 7). Mise à jour août 1996.

Liste des sections

Dispositions générales Conseil d'administration Comité exécutif Dirigeants de la Corporation Finances Comités Élections annuelles Assemblée générale des membres Modifications aux règlements

Dispositions générales

Article 1. On entend par:

  1. "loi":
    la loi constituant la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec (L.Q. 1969, c. 105);
  2. "Corporation":
    la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec;
  3. "Conseil d'administration":
    le conseil d'administration dont parle l'article 6 de la Loi;
  4. "Comité":
    "Groupe de travail", "Agent de liaison" et "Délégué"
    le terme "Comité" dont parle l'article 7f de la Loi;
  5. "Comité exécutif":
    le comité exécutif dont parle l'article 12 de la Loi;
  6. "Dirigeants":
    les officiers dont parle l'article 5n de la Loi;
  7. "Tableau de la Corporation":
    le registre de la Corporation dont parle l'article 11 de la Loi.

Article 2. La loi d'interprétation (L.R.Q., c.I-16), avec ses modifications présentes et futures, s'applique au présent règlement.

Le Conseil d'administration

Article 3. Les affaires de la Corporation sont administrées par un conseil d'administration formé de treize administrateurs. Cinq d'entre eux occupent les postes suivants: président, viceprésident, secrétaire, trésorier et conseiller. 3.1 Le Conseil d'administration peut s'adjoindre un administrateur non bibliothécaire à titre d'observateur n'ayant pas de droit de vote, qui représente le point de vue des usagers des bibliothèques. 3.2 Le mandat de l'administrateur est de deux ans et en alternance peut représenter le milieu des bibliothèques publiques, scolaires, universitaires et spécialisées. [Ass. gén. 1993]

Article 4. L'administrateur qui, sans motif valable, est absent lors de trois réunions consécutives du conseil d'administration peut être considéré comme déchu de son siège.

Article 5. Le conseil d'administration doit combler tout siège d'administrateur devenu vacant au cours des dix-huit premiers mois d'un mandat. Le conseil d'administration choisit un nouvel administrateur parmi les membres éligibles selon l'article 15 du Règlement concernant les membres. [Ass. gén. 1982,1987] Toutefois: 5.1 Le nouvel administrateur occupe le siège vacant, mais pas nécessairement le poste de son prédécesseur si celui-ci était aussi secrétaire, trésorier ou conseiller; dans ce cas, le début de la première réunion du conseil d'administration à laquelle participe le nouvel administrateur est consacré à une élection pour ce poste au comité exécutif; au poste vacant sont éligibles tous les administrateurs, sauf le président et le vice-président; dans le cas où un autre membre du comité exécutif est élu au poste vacant, il faut aussi remplir ce poste alors rendu vacant par l'élection de son titulaire à un autre poste et ainsi de suite; 5.2 En cas de vacance surgissant dans les derniers six mois de la durée du mandat d'un administrateur, le conseil d'administration fonctionne alors jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle avec un effectif réduit. Si le titulaire du siège vacant était secrétaire, trésorier ou conseiller, il y a élection au comité exécutif afin que celui-ci fonctionne avec un effectif complet. Cette élection a lieu de la façon indiquée à l'article 5.1. [Ass. gén. 1982]

Article 6. Cependant, le conseil d'administration doit combler les postes vacants de président et de vice-président selon les modalités suivantes:

  1. poste de président: le vice-président peut lui succéder immédiatement. Le conseil d'administration élit alors un vice-président par intérim parmi les administrateurs et fonctionne avec un effectif réduit jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle.
  2. Dans le cas où le vice-président refuserait le poste de président, le conseil d'administration élit le président parmi les administrateurs et fonctionne avec un effectif réduit jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. [Ass. gén. 1989]
  3. poste de vice-président: le conseil d'administration élit un vice-président par intérim parmi les administrateurs et fonctionne avec un effectif réduit jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. [Ass. gén.] 1982,1987,1989

Article 7. Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération dans l'exercice de leurs fonctions, mais peuvent être remboursés de leurs frais de déplacement, si le conseil d'administration autorise ces dépenses.

Article 8. Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que c'est nécessaire, mais obligatoirement au moins une fois tous les trois mois, sans compter les réunions qui ont lieu lors de l'assemblée générale annuelle.

Article 9. Le conseil d'administration se réunit sur convocation du directeur général agissant sur l'ordre du président, soit sur la demande écrite de la majorité des administrateurs.

Article 10. L'avis de convocation à une réunion du conseil d'administration doit être expédié au moins huit jours avant la réunion. (Ass.gén.spéc.2009)

Article 11. En l'absence d'avis de convocation, le conseil d'administration peut être appelé à siéger, pourvu que l'une des deux conditions suivantes soit remplie:

  1. que tous les membres du conseil d'administration soient présents et consentent à tenir séance;
  2. que le quorum soit atteint et que les membres absents aient consenti à la tenue de la réunion.

Les délibérations de cette réunion et les décisions qui y sont prises ont la même valeur que celles d'une réunion dûment convoquée; il en est de même du procès-verbal.

Article 12. Le conseil d'administration peut être appelé à siéger sans convocation préalable pendant ou immédiatement après l'assemblée générale annuelle, sans avoir à satisfaire aucune des deux conditions prévues à l'article 11.

Article 13. En cas d'urgence, des consultations utilisant les technologies de l'information peuvent avoir lieu à la condition que celui qui prend l'initiative de cette consultation cherche à rejoindre tous les membres du conseil d'administration et en rejoint effectivement la majorité. Les décisions prises lors de telles consultations doivent être clairement inscrites au procès-verbal de la réunion subséquente du conseil d'administration et ratifiées. (Ass.gén.spéc.2009)

Article 14. Le quorum du conseil d'administration est de sept membres.

Article 15. Sans qu'il soit porté atteinte aux droits accordés à l'assemblée générale par la Loi et les règlements, le conseil d'administration voit à la conduite des affaires de la Corporation et notamment:

  1. détermine la ligne de conduite et le mode de procédure de la Corporation; ses décisions font autorité auprès de ses administrateurs, de ses comités, de son secrétariat ainsi que de ses membres;
  2. contrôle les activités du comité exécutif, des administrateurs, des comités, ainsi que du secrétariat;
  3. rend compte de ses activités à l'assemblée générale annuelle par l'intermédiaire des rapports du président, du secrétaire et du trésorier;
  4. organise les assemblées générales;
  5. administre les biens de la Corporation; perçoit les revenus et effectue les dépenses de celle-ci.

Article 16. Les modifications à l'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration sont proposées et adoptées au début de chaque réunion, dans la mesure du possible. Article 17. Le conseil d'administration ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour tel qu'expédié ou modifié.

Article 18. Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des suffrages des administrateurs présents et votants, le président ne votant pas. En cas d'égalité des suffrages, le président doit alors voter. Les votes ont lieu à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé.

Article 19. Les documents envoyés aux membres du conseil d'administration avant la réunion n'y sont pas lus.

Article 20. Les lettres jugées importantes, officiellement adressées au président ou au conseil d'administration figurent à l'ordre du jour de la réunion qui suit leur réception. Le président ou le secrétaire n'en communique ordinairement qu'un résumé. C'est ce résumé qui est inscrit au procès-verbal. Par contre, si une lettre est jugée si importante qu'elle doive être lue en entier, le texte de la lettre est inscrit au procès-verbal, dans le corps de celui-ci ou en pièce jointe.

Le comité exécutif

Article 21. Le comité exécutif du conseil d'administration est composé de cinq membres et est chargé de l'expédition des affaires courantes. Au besoin, le conseil d'administration pourra lui déléguer certains autres pouvoirs.

Article 22. Le comité exécutif se compose du président de la Corporation, du vice-président, du secrétaire du conseil d'administration, du trésorier ainsi que d'un conseiller. Si le conseil d'administration contient un exprésident, celui-ci devient automatiquement le conseiller. Si le conseil d'administration contient plus d'un ex-président ou n'en contient aucun, le conseil d'administration élit au poste de conseiller soit l'un des ex-présidents soit l'un de ses membres selon le cas. [Ass. gén. 1979] Article 23. Outre l'expédition des affaires courantes et l'exercice d'autres pouvoirs dont parle l'article 21, le comité exécutif prend les décisions qu'il juge nécessaires quand il est impossible de soumettre la question au conseil d'administration. Cependant, une décision de ce genre doit être entérinée à la réunion du conseil d'administration qui suit immédiatement la prise de la décision en question.

Article 24. Le quorum du comité exécutif est de trois membres.

Article 25. Tous les membres présents à une réunion du comité doivent voter, à l'exclusion du président qui ne vote que dans le cas prévu à l'article 28d.

Article 26. Les articles 4, 9 à 13, 16 à 20, s'appliquent, mutatis mutandis, au comité exécutif.

Article 27. Le président fait rapport au conseil d'administration des délibérations et décisions du comité exécutif. Le conseil d'administration peut renverser une décision prise antérieurement par le comité exécutif.

Les dirigeants de la Corporation

Article 28. Le président :

  1. préside les assemblées générales, les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif;
  2. gère les affaires de la Corporation, selon les directives et les décisions des assemblées générales, du conseil d'administration et du comité exécutif;
  3. décide de toute question de procédure, et ses décisions ne peuvent être renversées que par un vote majoritaire des membres présents et votants à une assemblée;
  4. vote en cas d'égalité des suffrages
  5. signe les documents de la Corporation et les contrats.
  6. prend les décisions qu'il juge nécessaires quand il est impossible d'en référer au comité exécutif ou au conseil d'administration. Cependant une décision de ce genre devra être entérinée à la réunion du comité exécutif ou du conseil d'administration qui suit immédiatement la prise de la décision en question, selon que celleci relève du comité exécutif ou du conseil d'administration.

Article 29. Le vice-président 29.1 Le vice-président remplace le président quand celui-ci est absent ou est empêché de remplir ses fonctions. 29.2 Le vice-président a aussi pour fonctions propres de proposer à l'approbation du conseil d'administration:

  1. les noms des membres du comité de mise en candidature;(Ass.gén.spéc.2009)
  2. les noms des membres du comité d'organisation de l'assemblée générale annuelle, si le conseil d'administration décide qu'un tel comité doit être formé; dans ce cas, le vice-président en fait partie bien qu'il n'en soit pas obligatoirement le président;
  3. abrogé (Ass.gén.spéc.2009)
  4. le nom de l'assesseur du président pour les questions de procédure lors de l'assemblée générale annuelle;
  5. abrogé (Ass.gén.spéc.2009)

Article 30. Le secrétaire 30.1 Le secrétaire du conseil d'administration assiste aux réunions du comité exécutif, du conseil d'administration, et aux assemblées générales; il rédige et signe avec le président les procès-verbaux de ces réunions et de ces assemblées. 30.2 La rédaction des procès-verbaux doit être méthodique et doit comprendre, notamment:

  1. l'indication des noms des administrateurs présents, de ceux qui se sont excusés de leur absence ainsi que de ceux qui ne se sont tout simplement pas présentés à la réunion ou à l'assemblée;
  2. l'énumération des sujets des traités disposés en paragraphes numérotés;
  3. le résumé des discussions et délibérations, et la reproduction complète des décisions. Le secrétaire tient à jour un index des procès-verbaux.

30.3 En cas d'absence ou d'empêchement du secrétaire, le président nomme un substitut ou agit lui-même comme secrétaire de l'assemblée.

Article 31. Le trésorier 31.1

Le trésorier:

  1. tient un compte exact des revenus et dépenses de la Corporation dans les livres de comptabilité prévus à cet effet;
  2. dépose le numéraire et les effets de commerce à la banque, caisse populaire ou compagnie de fiducie spécifiquement désignée par le conseil d'administration;
  3. dépense les fonds selon les directives du conseil d'administration en ayant soin de conserver des pièces justificatives; les fonds ne peuvent être retirés que sur présentation d'un chèque ou mandat signé par les agents autorisés de la Corporation nommés conformément à l'article 80;
  4. présente un rapport financier aux réunions du comité exécutif et au conseil d'administration ainsi qu'à l'assemblée générale annuelle;
  5. présente le rapport de l'expert-compatable lors de l'assemblée générale annuelle (AG2015);
  6. prépare et soumet au conseil d'administration et à l'assemblée générale annuelle les prévisions budgétaires pour l'exercice financier suivant;
  7. propose à l'assemblée générale annuelle la ratification du choix, fait par le conseil d'administration, de l'expert-comptable pour l'année qui vient;
  8. signe avec le président les contrats et autres documents requérant la signature de la Corporation, après avoir reçu l'approbation du conseil d'administration.

31.2 Les fonctions indiquées aux paragraphes a) et d) de l'article 31.1 sont normalement exercées par le directeur général sous la responsabilité et la surveillance du trésorier; les fonctions indiquées au paragraphe f) de l'article 31.1 sont exercées par le trésorier en collaboration avec le directeur général.

Article 32. Le registraire abrogé (Ass.gén.spéc.2009)

Article 33. Le directeur général 33.1 Le directeur général de la Corporation est un employé de celle-ci. Le conseil d'administration l'engage et fixe, en accord avec lui, ses conditions de travail. Le directeur général rend compte au conseil d'administration de son travail et présente un rapport annuel sur ses activités et celles du secrétariat à l'assemblée générale annuelle. 33.2 Le directeur général agit comme coordonnateur de l'ensemble des activités de la Corporation et du travail des comités; il agit aussi comme personne ressource et comme superviseur et animateur. 33.3 Le directeur général exerce les fonctions suivantes;

  1. organise et dirige le travail du secrétariat; il en engage,au nom du conseil d'administration, le personnel et en assume la direction;
  2. sur l'ordre du président, convoque les assemblées générales, les réunions du comité exécutif et du conseil d'administration; expédie en même temps l'ordre du jour de ces mêmes assemblées ou réunions;
  3. conserve le sceau et tous les livres, rapports, correspondance, contrats et autres documents appartenant à la Corporation; en produit des extraits, dans les seuls cas où il y est expressément autorisé par le conseil d'administration;
  4. établit et tient à jour le registre des membres, comportant au moins le nom, le prénom et l'adresse des membres de la Corporation; (Ass.gén.spéc.2009)
  5. publie la liste des membres en inscrivant le nom des nouveaux membres au tableau de la Corporation et y radie le nom des membres démissionnaires ou décédés, conformément aux articles 7, 13 et 20 du Règlement concernant les membres; (Ass.gén. spéc. 2009)
  6. chaque année, au moment du renouvellement des cotisations, envoie aux membres un avis de paiement et vérifie, au moment du renouvellement des cotisations, la catégorie dont chacun des membres fait partie; (Ass.gén. spéc. 2009);
  7. voit à la correspondance générale de la Corporation et communique aux divers intéressés les décisions prises par le conseil d'administration et le comité exécutif;
  8. reçoit les demandes d'admission ainsi que les documents qui les accompagnent et les transmet au comité d'admission;
  9. s'assure du respect de la confidentialité des dossiers des membres, des candidats et des membres démissionnaires, et les rend accessibles seulement aux membres du conseil d'administration, du comité d'admission, et au registraire;
  10. laisse consulter librement par les membres, aux heures de bureau, le tableau de la Corporation préparé par le registraire mais placé sous sa garde, les procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration et du comité exécutif, et peut en délivrer des extraits certifiés conformes.
  11. Prépare et publie un rapport annuel qui doit, en autant que faire se peut, contenir les données statistiques sur les membres de la Corporation concernant particulièrement la catégorie, l’âge, le sexe, les diplômes et le lieu de travail. ou, tout au moins, un résumé de ces données. Ce rapport peut être l’objet de commentaires selon les conclusions que le conseil d’administration jugerait utiles d’en tirer. (Ass.gén. spé.2009)

33.4 Il assiste à toutes les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif, ainsi qu'aux assemblées générales et possède un droit de consultation seulement. 33.5 Si le directeur général est membre de la Corporation, sa candidature peut être portée pour occuper un siège au conseil d'administration. S'il est élu, son poste de directeur général devient vacant au moment de l'entrée en fonction du conseil d'administration dont il fait partie. Il peut cependant continuer à occuper le poste de directeur général à titre intérimaire, jusqu'à ce que un successeur lui soit nommé.

Les finances

Article 34. L'exercice financier de la Corporation se termine le 31 mars. Cependant le conseil d'administration peut changer cette date. [Ass. gén. 1989]

Article 35. Le conseil d'administration fait tenir, par le trésorier de la Corporation ou sous son contrôle, des livres de comptabilité où sont inscrits tous les revenus et dépenses de la Corporation, les biens dont elle est propriétaire, ses dettes et obligations, ainsi que toute transaction financière effectuée par elle. Ces livres sont conservés au siège social de la Corporation où ils peuvent être consultés en tout temps par le président et les membres du conseil d'administration.

Article 36. Les livres et états financiers de la Corporation sont examinés chaque année, dans un délai de trois mois après la clôture de l'exercice financier, par l'expert-comptable nommé à cette fin lors de l'assemblée générale annuelle. (Ass.gén. spéc. 2009, AG 2015)

Article 37. L'expert-comptable doit examiner les livres de comptabilité ainsi que tout document présentant un caractère financier. Il doit aussi préparer un rapport fidèle et complet de la situation financière de la Corporation. Ce rapport est présenté à l'assemblée générale annuelle par le trésorier et reçu pour discussion, selon l'article 91. (AG 2015)

Les comités

Article 38. Le conseil d'administration doit établir les 5 comités suivants:

  • comité des règlements
  • comité d'admission
  • comité de la mise en candidature
  • comité d'élection
  • comité de discipline

[Ass. gén. 1986 (Ass.gén. spéc. 2009)] 38.1 Abrogé (Ass. gén. spéc. 2009)

Article 39. Abrogé (Ass.gén. 2015)

Article 40. Comité des règlements, résolutions, de discipline et de l'admission. Les mandats du comité sont dévolus à un membre qui a pour fonction (1) de préparer, à la demande du conseil d'administration et pour celui-ci, les modifications aux règlements mentionnés à l'article 44c) dont la rédaction est confiée au comité de discipline; de recommander, à la demande du conseil d'administration et pour celui-ci, l'interprétation à donner aux règlements; (2) d’étudier les demandes d'admission présentées conformément au Règlement concernant les membres. Il voit à l'application des articles 8a) et 8b) de la Loi ainsi qu'à l'application du Règlement sur les équivalences des diplômes en bibliothéconomie et décide, en première instance, de l'acceptation ou du refus de la demande, conformément au Règlement concernant les membres. Le conseil d’administration ou son comité exécutif peut adjoindre, au besoin, tout autre membre pour assumer ce mandat. (Ass.gén. spéc. 2009; Ass. gén. 2015)

Article 41.

Comité des règlements, discipline  et de l’admission

Les mandats du comité sont dévolus à un membre qui a pour fonction (1) de préparer, à la demande du conseil d'administration et pour celui-ci, les modifications aux règlements mentionnés à l'article 44c) dont la rédaction est confiée au comité de discipline; de recommander, à la demande du conseil d'administration et pour celui-ci, l'interprétation à donner aux règlements; (2) d’étudier les demandes d'admission présentées conformément au Règlement concernant les membres. Il voit à l'application des articles 8a) et 8b) de la Loi ainsi qu'à l'application du Règlement sur les équivalences des diplômes en bibliothéconomie et décide, en première instance, de l'acceptation ou du refus de la demande, conformément au Règlement concernant les membres. Le conseil d’administration ou son comité exécutif peut adjoindre, au besoin, tout autre membre pour assumer ce mandat. ( Ass.gén. spéc. 2009; AG 2015)

Article 42. Comité d'élection Le comité d'élection est composé de quatre membres qui ne sont pas membres du conseil d'administration. Le comité d'élection est chargé d'appliquer les articles 67 à 78.

Article 43. Syndics Le conseil d'administration doit nommer parmi les membres un syndic et peut, si nécessaire, nommer des syndics adjoints et des syndics correspondants. Le syndic:

  1. reçoit les plaintes contre un membre soit de la part d'autres membres, de personnes du public, d'organismes, soit d'institutions;
  2. enquête sur les cas qui font objet de plainte et peut même enquêter et porter une plainte de sa propre initiative.

Les syndics adjoints assistent le syndic à l'échelle du territoire du Québec. Les syndics correspondants ont une responsabilité limitée à une région déterminée.

Article 44.

Comité de discipline Le  membre du comité est chargé de : (Ass gén.2015)

  1. a) de faire appliquer par les membres la Loi et les règlements de la Corporation (Ass.gén. spéc. 2009);
  2. b) de faire appliquer les règles d’éthique ;( Ass.gén. spéc. 2009)
  3. c) de rédiger, à la demande du conseil d'administration et pour celui-ci, les règlements concernant la suspension, l'expulsion et la discipline des membres, leurs modifications subséquentes (article 7a) de la Loi et notamment;
    • c.1) les règles d’éthique; (Ass.gén. spéc. 2009)
    • c.2) le règlement sur la discipline; (Ass.gén. spéc. 2009)
  4. d) d'étudier les plaintes portées par le syndic et d'imposer les sanctions prévues dans le mode de procédure d'instruction des plaintes.

Article 45. Le conseil d'administration peut établir tout comité autre que ceux mentionnés à l'article 38 ainsi que tout groupe de travail. Il donne à chacun un mandat et en nomme les membres ou en approuve la désignation.

Article 46. Le conseil d'administration peut établir des postes d'agents de liaison ou de délégués. Il leur donne un mandat, nomme les titulaires ou en approuve la désignation.

Article 47. Un comité ou groupe de travail peut ne compter qu'un seul membre.

Article 48. Seuls les membres peuvent faire partie des comités de la Corporation.

Article 49. Conformément à l'article 91b), le président ou l'unique membre, s'il y a lieu, de chaque comité ou groupe de travail, ainsi que chaque délégué et agent de liaison, présentent un rapport annuel d'activités à l'assemblée générale annuelle.

Les élections annuelles

Section 1 : Généralités

Article 50. Les élections annuelles servent à remplir les sièges du conseil d'administration devenus vacants par démission, destitution, décès et fin de mandat des administrateurs, et servent à combler le poste de président devenu vacant pour les mêmes raisons. [Ass.gén. 1982,1989]

Article 51. Sauf le président, les membres du conseil d'administration sont élus pour deux ans. Ils entrent en fonction lors de l'assemblée générale annuelle au cours de laquelle ils ont été déclarés élus, conformément aux articles 79 et 80, et restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs aient été nommés ou élus, à moins que dans l'intervalle ils n'aient démissionné, n'aient été déchus ou ne soient décédés. [Ass.gén. 1982] 51.1 Abrogé [Ass.gén. 1989]

Article 52.

  1. Tout administrateur sortant est rééligible pour un troisième mandat consécutif seulement. [Ass. gén. 1989,1993]
  2. Tout président sortant est rééligible pour un mandat consécutif d'un an. [Ass. gén. 1989]
  3. Tout administrateur, incluant le poste de président, dont les mandats consécutifs totaliseront moins de 72 mois, pourra se présenter pour un mandat supplémentaire. [Ass. gén. 1989,1993]

Article 53. Mis à part le poste de président, les mandats des douze autres administrateurs sont agencés de manière qu'alternativement six (6) sièges, puis six (6) sièges soient à pourvoir au conseil d'administration. [Ass. gén. 1982,1989]

Article 54. Les élections annuelles sont confiées par le conseil d'administration à un comité de mise en candidature pour le choix des candidats et à un comité d'élection pour surveiller la préparation et l'expédition des bulletins de vote ainsi que pour dépouiller le scrutin.

Article 55. Le vice-président avise, utilisant les technologies de l’information disponibles, avant le 1er avril le comité de mise en candidature du nombre exact de sièges à pourvoir au conseil d'administration. Il indique également que le poste de président est à pourvoir. (Ass.gén. spéc. 2009) Ces renseignements sont fournis au conseil d'administration par le vice-président lors de la première réunion qui suit l'avis du comité de mise en candidature. [Ass. gén. 1982,1989, Ass.gén. spéc. 2009]

Article 56. Abrogé [Ass. Gén. 1987]

Section 2: Processus de mise en candidature

Article 57. Le comité de mise en candidature est formé conformément à l'article 41 et a pour fonction spécifique de surveiller les mises en candidature et de voir à ce que les règlements au sujet de celles-ci soient observés; le comité voit aussi à combler le nombre des candidats aux élections annuelles, si le nombre de candidats proposés par les membres n'est pas suffisant.

Article 58. Au plus tard le 5 avril le comité de mise en candidature doit faire parvenir à tous les membres votants et éligibles, selon l'article 15 du Règlement concernant les membres, un formulaire de mise en candidature pour les sièges vacants au conseil d'administration et, pour le poste de président. [Ass. gén. 1982,1989, Ass.gén.spé.2009]

Article 59. Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au secrétariat de la Corporation au plus tard le 15 mai. Sont valides les formulaires reçus par la poste, par télécopieur ou par le formulaire en ligne sur le site Internet de la Corporation. (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 60. Pour être accepté par le comité de mise en candidature, le formulaire de mise en candidature aux sièges du conseil d'administration, une fois complété, doit répondre aux exigences suivantes:

  1. contenir une acceptation écrite et signée du candidat proposé, laquelle doit indiquer qu'il accepte à la fois d'être porté candidat et de remplir tout poste au sein du conseil d'administration qui peut lui être confié par nomination ou élection, sauf empêchement majeur;
  2. porter la signature de trois membres votants selon l'article 15 du Règlements concernant les membres;
  3. contenir une courte biographie d'environ soixante-quinze mots du candidat proposé et un bref résumé de son programme d'action.
  4. Dans le cas où le formulaire de mise en candidature serait complété électroniquement, le formulaire doit être transmis électroniquement par courriel ou par télécopieur avec la signature réelle des personnes proposant la candidature. (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 61. Pour être accepté par le comité de mise en candidature, le formulaire de mise en candidature au poste de président doit répondre aux exigences suivantes:

  1. contenir une acceptation écrite et signée du candidat proposé, laquelle doit indiquer qu'il accepte à la fois d'être porté candidat et d'accepter le poste de président s'il est déclaré élu, sauf empêchement majeur; [Ass. gén. 1982,1989]
  2. porter la signature de trois membres votants selon l'article 15 du Règlement concernant les membres;
  3. contenir une courte biographie d'environ soixante-quinze mots du candidat proposé et un bref résumé de son programme d'action.
  4. Dans le cas où le formulaire de mise en candidature serait complété électroniquement, le formulaire doit être transmis électroniquement par courriel ou par télécopieur avec la signature réelle des personnes proposant la candidature.

Article 62. Au plus tard le 25 mai, le directeur général de la Corporation remet au président du comité de mise en candidature les formulaires de mise en candidature reçus et complétés.

Article 63. Entre le 25 mai et le 30 mai , le comité des mise en candidature vérifie, à l'aide du tableau, des articles 51 et 52 et de l'article 15 du Règlement concernant les membres, l'éligibilité du candidat ainsi que le statut des personnes qui l'appuient et expédie un avis de réception au candidat proposé. [Ass.-gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009]

Article 64. Abrogé [Ass.gén. 1987]

Article 65. Abrogé [Ass.gén. 1979, 1982, 1987]

Section 3 : Élections au conseil d'administration

65.1 Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de sièges, à combler, la liste définitive des candidats proposés est remise au plus tard le 1er août [Ass. gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009]. 65.2 Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de sièges à combler, la liste définitive des candidats proposés est remise au plus tard le 1er août au président du comité d'élection, qui les déclarera élus par acclamation lors de la prochaine assemblée générale annuelle. [Ass.gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009]

Article 66. Abrogé [Ass.gén. 1987] 66.1 Si tel que mentionné à l'article 65.2, le nombre de candidats est inférieur au nombre de sièges à pourvoir, le comité de mise en candidature aura du 30 mai au 31 juillet pour susciter des candidatures aux sièges qui demeurent vacants. [Ass. gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009] 66.2 Si en date du 1er août, le nombre de candidatures suscitées est supérieur au nombre de sièges à combler, la liste définitive des candidats proposés est remise au président du comité d'élection au plus tard le 7août. [Ass. gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009] 66.3 Si le nombre de candidatures suscitées est égal ou inférieur au nombre de sièges à combler, le conseil d'administration sortant choisira au plus tard le 1er octobre, ceux qui combleront les sièges qui restent à pourvoir, soit parmi les candidatures suscitées, soit parmi les autres membres éligibles selon l'article 15 du Règlement concernant les membres, doit parmi les membres du conseil d'administration, tout en respectant l'article 52 des Règlements de régie interne. [Ass. gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009]

Section 4: Élection du président

66.4 La liste définitive de mise en candidature au poste de président doit contenir les noms d'au moins 2 candidats. Si tel n'est pas le cas, le comité de mise en candidature doit rechercher d'autres candidats entre le 25 mai et le 31 juillet. Si en date du 1er août, il y a au moins deux candidats à la présidence, la liste définitive des candidats proposés est transmise au président du comité d'élection au plus tard le 7 août. S'il y a un seul candidat ou aucun, le conseil d'administration sortant élira au plus tard le 1er octobre, le président, soit en désignant le candidat unique, soit en choississant parmi les membres éligibles selon l'article 15 des Règlements concernant les membres, soit parmi les membres du conseil d'administration tout en respectant l'article 52 des Règlements de régie interne. [Ass.gén. 1987,1989, Ass.gén. spéc. 2009]

Section 5: Processus d'élection

Article 67. Le comité d'élection est composé d'un président d'élection d'un secrétaire d'élection et de deux scrutateurs. Le président a pour fonction propre de contrôler l'expédition faite par le secrétariat des bulletins de vote au moins six semaines avant la date fixée pour l'assemblée générale annuelle. Par la suite, le comité procède au dépouillement du scrutin.

Article 68. Chaque membre votant selon l'article 15 du Règlement concernant les membres doit recevoir:

  1. un bulletin de vote contenant les noms des candidats aux sièges du conseil d'administration ainsi qu'une indication précise du nombre des sièges vacants et, s'il y a lieu, un bulletin de vote contenant les noms au poste de président. [Ass. gén. 1989]
  2. une courte biographie des candidats et un bref résumé de leur programme d'action.
  3. une enveloppe non identifiée portant la mention "Vote officiel".
  4. une enveloppe de retour qui devra contenir l'enveloppe mentionnée en c) et être dûment signée par le membre votant. [Ass. gén. 1982]

Article 69. Les membres sont libres de voter pour le nombre de candidats à des sièges du conseil d'administration qu'ils désirent, pourvu que le nombre total de suffrages exprimés n'excède pas le nombre de sièges à pourvoir.

Article 70. Les membres sont libres de voter ou non pour le poste de président. [Ass. gén. 1982,1989]

Article 71. Le bulletin de vote contenu dans l'enveloppe scellée portant la mention "Vote officiel" est accepté si la date de l'oblitération postale de l'enveloppe de retour est antérieure d'au moins trois semaines à la date du premier jour de l'assemblée générale annuelle.

Article 72. Après réception de ces documents au secrétariat, le secrétaire d'élection doit s'assurer à l'aide du Tableau que ceux qui ont voté et avaient droit en vertu de l'article 15 du Règlement concernant les membres ont exercé leur droit de vote. Par la suite, le dit membre dépose dans une boîte scellée l'enveloppe portant la mention "Vote officiel". [Ass. gén. 1984]

Article 73. Dans les jours qui suivent la date limite de réception des bulletins de vote, le président d'élection, avec le concours de deux scrutateurs, procède au dépouillement des votes en deux opérations: une pour les sièges du conseil d'administration et une autre pour le poste de président. Il établit un comptage officiel. Un procès-verbal de ce comptage doit être rédigé par le secrétaire d'élection et signé par au moins trois des quatre membres du comité. Après l'assemblée générale annuelle, le procès-verbal est déposé aux archives de la Corporation et le président d'élection voit à détruire les bulletins de vote. [Ass. gén. 1982,1984,1989]

Article 74. Les candidats déclarés élus aux sièges du conseil d'administration sont ceux qui ont reçu le plus de voix. En cas d'égalité, le président d'élection procède par tirage au sort jusqu'à ce que les sièges vacants au conseil d'administration soient comblés. La même norme s'applique pour le poste de président mutatis-mutandis. [Ass. gén. 1982,1989]

Article 75. Le président d'élection communique le résultat du vote au président de la Corporation. Celui-ci se charge de le communiquer aux membres du conseil d'administration, au directeur général, aux candidats élus et aux candidats non-élus. Les membres de la Corporation peuvent aussi être mis au courant du résultat avant l'assemblée générale annuelle.

Article 76. Le président d'élection proclame officiellement les candidats élus aux sièges vacants ainsi que le nom du candidat élu au poste de président, lors de l'assemblée générale annuelle. [Ass. gén. 1982,1989, Ass.gén. spéc. 2009]

Article 77. Le nouveau conseil d'administration élit lui-même, parmi les administrateurs, les membres du comité exécutif sauf évidemment le président. Mis à part le président élu au suffrage universel, les autres membres du comité exécutif sont élus pour un an. Ils entrent en fonction selon les termes de l'article 51. Ladite élection a lieu lors d'une assemblée du conseil d'administration convoquée par le président du conseil d'administration sortant et qui peut être tenue dès que le président d'élection a communiqué le résultat du vote au président de la Corporation. À cette assemblée du conseil d'administration ne peuvent voter, mais sont présents, les membres du conseil d'administration dont le mandat se termine et qui n'ont pas été réélus; par contre, peuvent voter les membres dont le mandat n'est pas terminé et ceux qui viennent d'être élus ou réélus au conseil d'administration. Le président d'élection, ou s'il est absent ou empêché, un autre membre du comité d'élection, assiste comme invité à cette assemblée du conseil d'administration et agit comme président de l'élection des membres du comité exécutif. [Ass. gén. 1982,1987,1989]

77.1.Le Conseil d'administration peut recourir aux voies de télécommunications pour procéder aux élections du comité exécutif. Le recours à ce procédé doit toutefois être suivi de la transmission d'une copie écrite du vote et dûment signée par les membres votants.[Ass. gén. 1996]

Article 78. Le président du conseil d'administration sortant communique aux membres présents le résultat de l'élection au comité exécutif lors de l'assemblée générale annuelle. [Ass. gén. 1987, Ass.gén. spéc. 2009]

Section 6 : Transmission des pouvoirs

Article 79. Les nouveaux administrateurs entrent en fonction lors de la levée de la séance commune qui réunit le conseil d'administration sortant et le nouveau conseil d'administration, avant l'assemblée générale annuelle. Cette assemblée du conseil d'administration est présidée par le président du conseil d'administration sortant. Avant la transmission des pouvoirs qui forme le dernier point à l'ordre du jour, le conseil d'administration peut traiter et décider de toute question qui ne peut être traitée et décidée par le nouveau conseil d'administration. Pour toutes ces questions, les administrateurs nouvellement élus ont droit de consultation seulement. (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 80. Immédiatement après cette réunion, le président du nouveau conseil d'administration réunit le nouveau conseil d'administration et les membres du conseil d'administration sortant demeurent sur place comme invités. Cette assemblée doit voter sur le choix des signataires des effets de commerce. Si tel est le désir de la majorité des membres du nouveau conseil d'administration, celui-ci peut traiter d'autres questions et prendre les décisions qui s'imposent. Durant cette réunion les membres du conseil d'administration sortant ont droit de consultation seulement.

L'assemblée générale des membres

Article 81. L'assemblée générale annuelle des membres de la Corporation a lieu à la date fixée chaque année par le conseil d'administration, entre 9 et 12 mois suivant la fin du dernier exercice financier de la Corporation. Le lieu en est également choisi par le conseil d'administration. (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 82. Sur convocation, soit du conseil d'administration, soit du président ou du vice-président, les membres se réunissent en assemblée générale spéciale si les circonstances l'exigent.

Article 83. De plus, le directeur général doit convoquer une assemblée générale spéciale lorsqu'il reçoit une demande à cet effet signée par au moins cinquante membres votants, selon l'article 15 du Règlement concernant les membres, et indiquant l'objet de cette assemblée. Il adresse une convocation à chaque membre dans les huit jours de la réception de la demande, à défaut de quoi les signataires peuvent eux-même convoquer cette assemblée générale spéciale.

Article 84. La date et le lieu d'une assemblée générale spéciale sont déterminés par celui ou ceux qui convoquent ladite assemblée.

Article 85. Toute assemblée générale doit être convoquée en utilisant les technologies de l’information. Cet avis de convocation doit indiquer la date, le lieu, l'objet de l'assemblée, et, s'il s'agit d'une assemblée générale spéciale, mentionner de façon précise les questions figurant à l'ordre du jour. (Ass.gén 2008, Ass.gén. spéc. 2009)

Article 86. L'avis de convocation d'une assemblée générale doit paraître au moins deux semaines avant l'assemblée. (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 87. Abrogé (Ass.gén. spéc. 2009)

Article 88. La présence de vingt-cinq membres votants, selon l'article 15 du Règlement concernant les membres, est nécessaire et suffisante pour la validité des délibérations d'une assemblée générale. L'assemblée ne peut être ouverte avant que le quorum ne soit vérifié. [Ass. gén. 1991]

Article 89. Le président de la Corporation préside les assemblées générales. En cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier, l'assemblée élit un président d'assemblée parmi les membres du conseil d'administration présents à ladite assemblée générale.

Article 90. Chaque membre votant, selon l'article 15 du Règlement concernant les membres, ne dispose que d'une seule voix. Le total des suffrages exprimés, auquel on doit ajouter celui des abstentions, doit au moins égaler le chiffre du quorum pour que le vote soit valide. Sauf dispositions contraires, les décisions sont prises à la majorité des suffrages des membres présents et votants. En cas d'égalité des suffrages, le président et de l'assemblée a une voix prépondérante qu'il doit exprimer. Le vote a lieu à main levée à moins que le scrutin secret ne soit demandé.

Article 91. L'assemblée générale annuelle a pour fonctions principales de:

  1. recevoir pour discussion les rapports administratifs du président, du secrétaire du conseil d'administration, du trésorier, du registraire et du directeur général;
  2. recevoir pour discussion les rapports des comités;
  3. ratifier ou désavouer les règlements adoptés par le conseil d'administration; ratifier ou désavouer les modifications aux règlements ou les abrogations du règlements effectuées par le conseil d'administration;
  4. recevoir pour discussion le rapport de l'expert-comptable transmis par le trésorier et ratifier le choix fait par le conseil d'administration de l'expert-comptable des livres de la Corporation;
  5. examiner, approuver ou rejeter toute proposition présentée à l'assemblée par les membres et le conseil d'administration.

91.1 A moins de dispositions contraires prévues par les règlements, la procédure suivie lors des assemblées générales est celle du Code Morin (Morin, Victor, Procédure des assemblée délibérantes, Montréal, Beauchemin). Mutatis Mutandis, cette règle s'applique aux réunions du comité exécutif et du conseil d'administration.

Modifications aux règlements

Article 92. En ce qui concerne les sujets mentionnés aux articles 7c) et 7h) de la Loi, les règlements du conseil d'administration, leur modification ou révocation en l'absence de ratification à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, n'ont d'effet que jusqu'à l'assemblée générale annuelle suivante; s'ils n'y sont pas ratifiés, ils cessent alors d'être en vigueur. Article 93. Le conseil d'administration peut également adopter des règlements en ce qui concerne les sujets mentionnés aux articles 7a), 7b) et 8b) de la Loi. Ces règlements n'entrent en vigueur, que si, ayant été ratifiés par les membres en assemblée générale, ils sont ensuite approuvés par le lieutenant-gouverneur du conseil, selon le processus décrit à l'article 9 de la Loi. Article 94. Les règlements adoptés par le conseil d'administration au cours de l'année, ainsi que les modifications apportées aux règlements et les abrogations de règlements doivent être publicisés en utilisant les outils technologiques de l'information auprès des membres au moins deux semaines avant l'assemblée générale, pour être ratifiés par ladite assemblée générale dûment convoquée à cette fin. (Ass.gén. spéc. 2009) Article 95. Le conseil d'administration ou quinze membres votants, selon l'article 15 du Règlement concernant les membres peuvent proposer l'amendement, le remplacement ou l'abrogation des règlements en vigueur. Les propositions qui viennent d'un groupe de membres doivent être adressées au conseil d'administration au moins deux mois avant la tenue d'une assemblée générale. Ces propositions doivent en outre être adressées à tous les membres au moins trois semaines avant la tenue de l'assemblée générale à l'ordre du jour de laquelle ces propositions sont inscrites. [Ass. gén. 1978] Article 96. Nonobstant les dispositions de l'article 90, la ratification des règlements du conseil d'administration dont parlent les articles 92 à 94 et l'adoption des propositions visant à modifier les règlements en vigueur dont parle l'article 95, ne sont obtenues qu'avec le vote affirmatif d'au moins les deux tiers des membres présents et votants.